Dématérialisation des données et mise à disposition des informations : les nouvelles obligations des syndics
Dès le 1er juillet 2020, les syndics devront mettre à disposition certains documents relatifs à la gestion d’immeubles ou de lots sur des espaces en ligne sécurisés. Explications.
La dématérialisation des données dans les copropriétés, un enjeu de longue date
9,7 millions de logements sont soumis au statut de la copropriété, soit 3 logements sur dix. 47 % de ces logements sont occupés par les propriétaires. Forcément les questions juridiques sont nombreuses ! Un texte fondateur régit la vie des copropriétés, la loi du 10 juillet 1965 ; il a traversé les décennies en ne cessant de s’adapter aux évolutions des besoins des copropriétaires, de la société comme de l’économie.
Les plus récentes modifications été apportées par les lois Alur (2014) et Elan (2018), notamment en ce qui concerne les documents relatifs à la gestion des immeubles. Pour faciliter l’information des copropriétaires, ces derniers textes ont introduit et organisé la dématérialisation des documents de gestion des copropriétés.
En 2014, la loi Alur impose ainsi « un accès en ligne sécurisé aux documents dématérialisés relatifs à la gestion de l’immeuble ou des lots gérés, sauf décision contraire de l’assemblée générale prise à la majorité ». Entrée en vigueur le 1er janvier 2015, l’obligation a été peu suivie, sinon au gré de chaque copropriété, aucune liste unifiée n’étant précisée. Règlement de copropriété ? Procès-verbaux des assemblées générales ? Contrats des prestataires ? D’une copropriété à l’autre, les documents stockés en ligne varient.
La loi Elan est donc venue préciser les modalités d’exécution de cette obligation pour davantage de mise en conformité : « En cas d’absence de transmission des pièces, au-delà d’un délai d’un mois à compter de la demande du conseil syndical, des pénalités par jour de retard sont imputées sur les honoraires de base du syndic dont le montant minimal est fixé par décret. ». Par souci d’uniformisation, elle a également annoncé la parution d’un « décret précis[ant]e la liste minimale des documents devant être accessibles en ligne dans un espace sécurisé ».
Il s’agit du décret du 23 mai 2019 : il liste en détail les documents que les syndics doivent partager sur un espace en ligne sécurisé pour les tenir à la disposition des différentes parties prenantes, et ce dès le 1er juillet 2010.
Le décret identifie 3 typologies de documents, selon les publics concernés, que les syndics (professionnels, les syndics bénévoles en sont dispensés) seront dans l’obligation de fournir :
Liste des documents accessibles a minima à l’ensemble des copropriétaires :
- Le règlement de copropriété, l’état descriptif de division ainsi que les actes les modifiant, s’ils ont été publiés
- La dernière fiche synthétique de la copropriété réalisée par le syndic
- Le carnet d’entretien de l’immeuble
- Les diagnostics techniques relatifs aux parties communes de l’immeuble en cours de validité
- Les contrats d’assurance de l’immeuble conclus par le syndic au nom du syndicat des copropriétaires en cours de validité
- L’ensemble des contrats et marchés en cours signés par le syndic au nom du syndicat de copropriétaires, à l’exclusion des contrats de travail des préposés du syndicat
- Les contrats d’entretien et de maintenance des équipements communs en cours
- Les procès-verbaux des trois dernières assemblées générales et, le cas échéant, les devis de travaux approuvés lors de ces assemblées
- Le contrat de syndic en cours
Liste des documents accessibles a minima au seul copropriétaire pour son lot :
- Le compte individuel du copropriétaire arrêté après approbation des comptes du syndicat par l’assemblée générale annuelle
- Le montant des charges courantes du budget prévisionnel et des charges hors budget prévisionnel, des deux derniers exercices comptables clos, payées par le copropriétaire
- Lorsque le syndicat des copropriétaires dispose d’un fonds de travaux, le montant de la part du fonds de travaux rattachée au lot du copropriétaire arrêté après approbation des comptes du syndicat par l’assemblée générale annuelle
- Les avis d’appel de fonds adressés au copropriétaire sur les trois dernières années.
Liste des documents accessibles a minima aux seuls membres du conseil syndical :
- Les balances générales des comptes du syndicat des copropriétaires, ainsi que le relevé général des charges et produits de l’exercice échu
- Les relevés périodiques des comptes bancaires séparés ouverts au nom du syndicat des copropriétaires
- Les assignations en justice délivrées au nom du syndicat des copropriétaires relatives aux procédures judiciaires en cours et les décisions de justice dont les délais de recours n’ont pas expiré
- La liste de tous les copropriétaires établie par le syndic
- La carte professionnelle du syndic, son attestation d’assurance responsabilité civile professionnelle ainsi que son attestation de garantie financière en cours de validité
La circulation des informations, une problématique d’actualité
A l’heure des nouvelles technologies, le droit de l’immobilier ne pouvait pas faire l’économie de la dématérialisation, qui peut faciliter et sécuriser le fonctionnement des copropriétés.
La dématérialisation des données a en effet pour objectif de simplifier le travail du conseil syndical qui, en tant qu’intermédiaire entre les copropriétaires et le syndic, doit pouvoir consulter à la demande un certain nombre de documents afférents à la gestion et l’administration de la copropriété.
Elle répond aussi aux attentes des copropriétaires qui souhaitent accéder librement aux informations dont ils ont besoin.
Enfin, la dématérialisation est un levier d’optimisation de la circulation de l’information entre les différents acteurs de la copropriété. Remplaçant les envois papier, elle se substitue aux voies traditionnelles de communication souvent chronophages et plus coûteuses
Quelle est la démarche à suivre pour les syndics ?
Les syndics sont libres de choisir les moyens et le calendrier de mise en place de ces documents sur un espace en ligne sécurisé tant que cela est effectif au 1er juillet 2020. A noter que les copropriétaires peuvent dispenser leur syndic de cette obligation à condition que cette décision remporte la majorité d’un vote spécifique de l’assemblée générale.